فن إدارة الوقت في 10 خطوات

من الاشياء المسلم بها ان كل فرد منا يملك 24ساعة في اليوم الغني والفقير والسعيد والتعيس رجل الاعمال وجامع القمامة

فنحن نشترك في مقدار الوقت الذي نملكه الا أننا نختلف وبشدة في الكيفية التي ننفق بها هذا الوقت

والوقت كالحديد بقدر ما تبذل من جهد في ادارته وتنظيمه واستغلاله بقدر ما تزداد قيمته

ما هي قيمة قضيب الحديد

قضيب خام من الحديد = 5دولار

قضيب صنع على شكل حذوة الحصان = 11دولار

قضيب صنع على شكل  ابر = 355دولار

قضيب صنع على شكل سكاكين =2285دولار

وهكذا الوقت كلما كانت ادارتك له صحيحة كلما أنتجت منه أكثر

وكما قال الحسن البصري: ” ياابن آدم, انما أنت أيام, فاذا ذهب يومك ذهب بعضك”, والعاقل هو الذي يستغل وقته بشكل منظم ومثالي ولا يسمح للصغائر بان تشغله وتستحوذ على عمره.

وقبل الشروع في هذه المدونة أود أن ابين أن أسباب تضييع الوقت تتعدد منها

أولا: شخصية

1- عدم المتابعة اليومية.

2- عدم اعداد برنامج متكامل للحياة.

3- المشاكل في العمل والبيت.

4-الظروف الشخصية.

5- طول وقت العمل.

6- ضيق وقت الفراغ.

7- عدم الاستقرار الذهني.

8- الاكثار من النوم.

9- عدم الشعور بالمسؤلية.

ثانيا: ادارية

1- ضعف برمجة وتنظيم الوقت.

2- عدم ترتيب الاولويات.

3- ضعف التخطيط الجيد والرؤية المستقبلية.

4- التسرع في اتخاذ القرارات.

5- قلة المعلومات وسوء توظيفها.

ثالثا: بيئية واجتماعية

1- مواقع التواصل الاجتماعي.

2- البيئة المحيطة.

3- عدم احترام المجتمع للوقت.

4- الزيارات المفاجئة.

5- العلاقاتنا الاجتماعية.

هذه هي أبرز اسباب ضياع الأوقات فعلينا أن نكون منها على حذر

وكما هو معلوم بان اليوم =86400 ثانية لماذا يكفي هذا الوقت بعض الناس لادارة الشركات والمؤسسات العملاقة ولا يكفي بعض الناس في انجاز ابسط الاعمال الفرق يكمن في فعالية استغلال الوقت

فانت لا تملك اكثر من 24 ساعة يوميا و168 ساعة اسبوعيا وللقيام بالتنظيم الجيد لوقتك عليك أن تقوم بالمهام التالية :

1- إدراك أهمية الوقت

ان الذين لا يدركون أهمية أوقاتهم هم أكثر الناس تضيع لها، والا فلم يحافظ على وقته من لم يعلم قيمته، ولذلك فاننا ننصح بعدة نصائح في هذا المجال في ادراك أهمية ما لديك من وقت فتعال معي:

أولا: وقت الفراغ هو خرافه وضعها الفارغون فلا تردد هذا اللفظ ولا تستعمله فانه لا فراغ الا عند التافهين.

ثانيا: أن كل دقيقه تمر بك تستطيع من خلالها ان تعبد الله او تذكره وتسبحه أو تشكره, أو تؤدي خدمة للمسلمين أو تأمر بالمعروف وتنهى عن المنكر او تعمل خيرا فكم تساوي هذه الدقيقة اذن؟؟؟

ثالثا: هناك معادله بديهية ينبغي إدراكها وهي أنه لا قيمة للوقت عند الفارغين ولا قيمه للمفارغين في الحياة وبين الناس. وكما قيل: الوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك

2- تحديد الأهداف

هناك العديد من الطرق للحفاظ على التركيز وتحديد الهدف. فيمكنك وضع هاتفك بعيدًا أو إيقاف تشغيل إشعارات الوسائط الاجتماعية أو حظر مواقع الويب التي تشتت الانتباه. لكن أفضل طريقة هي التركيز وفعل ما عليك القيام به . ومن المفيد أن تحد من وجودك على وسائل التواصل الاجتماعي إلى الحد الأدنى لأنه يستغرق الكثير من وقتك ولا يحقق الكثير من القيمة في حياتك.

3- قف وقفة حزم

كثير ممن تضيع اوقاتهم من غير فائدة هم اناس غير حازمين وفي كثير من الاحيان مترددون لا يستطيعون اخذ القرارات ولا اصلاح الخطاء من حياتهم وذلك من اكبر الاسباب التي تؤثر في ذهاب الاوقات وضياعها ولذلك فعليك بالنصائح التالية:

أولا: قف مع نفسك وقفة تدبر في قوله تعالى: “وان ليس للإنسان الا ما سعى”

سئل أحد الاداريين الناجحين ما الذي يمنع الناس من النجاح؟  فأجاب: “الاهداف غير الواضحة”.

ثانيا:  استخدام المفكرة اليومية وسيلة ناجحة لكن تحتاج الى اناس متيقظين

ثالثا: إياك ان تكتب برنامج يومي تستغرق في كتابته ساعة ثم تنساه؟

رابعا: لا تثقل على نفسك في وضع البرنامج ولا تحاول أن تكون مثاليا أكثر من اللازم فانه سرعان ما تتوقف وتفشل.

4-  حدد أولوياتك جيدا

ان التخطيط اليومي لوقتك هو خطوتك الاولى في تنظيم الوقت وان فقدان التخطيط اليومي هو السبب الرئيسي لضياع الوقت فالتخطيط الفعال سيقضي على مشكلة تضييع الوقت واليك طريقة اعداد خطتك بشكل صحيح

1-  ضع خطتك الاسبوعية في متناول يدك أثناء الاعداد.

2- ضع قائمتك في نفس الوقت من كل يوم.

3- اكتب كل نشاطاتك في القائمة.

4-  قسم وقتك على مهامك حسب الاولوية.

5-  خصص لكل مهمة وقتا محددا لانجازها.

6- راجع مهامك اليومية.

7- اترك وقتا للطوارئ ولا تجدول كل دقيقة في وقتك.

8- تعامل جيدا مع الامور الطارئة.

9- اترك وقتا للراحة لنفسك واسرتك.

10- التزم بقائمتك ولا تفرط في التنظيم.

5- الجرة الزجاجية: الصخور والحصى والرمل

صنف عملك بهذه الطريقة:

1-  الصخور تمثل أهم مشاريعك الإستراتيجية.

2-  الحصى الصغيرة تمثل  المشاريع والمهام المهمة ولكنها ليست الأكثر أهمية.

3- الرمل تمثل مهام أصغر وأقل أهمية.

فعليك أن تتعامل مع الصخور أولاً ثم الحصى الصغيرة ثم الرمال.

فإذا واصلت التعامل مع الأشياء الصغيرة (الرمل والحصى) ، وتركت العناصر الإستراتيجية المهمة التي تتمثل بالصخور ، فحينئذٍ تمتلئ الجرة الخاصة بك بسرعة دون وجود مساحة لمزيد من الصخور.

6-  كن منظما

1-  حافظ على تنظيم جيد للغرفة.

2-  لا تضع على مكتبك الا ما تقوم به الان او ما ستحتاجه خلال اليوم.

3-  حافظ على اضاءة جيدة فوق مكتبتك.

4-  تأكد من ترتيب الكتب بشكل جيد في مكتبتك.

5- رتب أدواتك في أماكنها.

6- رتب خزانتك جيدا.

7-  سلة المهلات هامة جدا.

8- ركز جيدا فيما بين يديك.

لا تسمح بان يتشتت ذهنك، وإذا بدأت في مهمة فاعمل على انجازها كاملة، واذا زارك الشرود, فذكر نفسك بثمرات الانتهاء من هذا العمل وحاول جاهدا أن تكون أقوى من دواعي الكسل والخمول التي تزورك وتراودك عن إنهاء مهمتك.

8- تعلم قول لا

تعلم ان تقول لا لكل من يريد أن يضيع وقتك ويقتطع منه بدون وجه حق، انتبه قبل ان تقول نعم ويزدحم عليك جدول اعمالك بأشياء ليست ذات أهمية، ولا تقلق خشية غضب من تقول لهم لا فبعد وقت سيفهمون اسلوبك وفي الاخير أنت الرابح من قول لا.

9- تعامل بقوة مع المناسبات والاجتماعات

الاجتماعات والمناسبات الغير ضرورية أهم مضيعات الوقت إذا لم نتعامل معها بشكل جدي وحازم لذا فعليك أن تقدر الامور بقدرها فإن استطعت الاعتذار فافعل أو ارسل من ينوب عنك أو أن تحضر وتستأذن بالخروج اذا امكن ذلك المهم الاتجعل المناسبات تغرقك في بحرها.

10-  القضاء على إهدار الوقت في المواقع الإلكترونية واتركيز على الرياضة الصحية

من أكبر وسائل ضياع الاوقات في عصرنا تتمثل في مواقع التواصل الاجتماعي فكل شخص لديه بعض الإلهاءات التي تقاطعه وتأخذ وقته بعيدًا عن عمله. هل عندك الفيس بوك ؟ تويتر؟  البريد الإلكتروني؟ المراسلة المستمرة مع الأصدقاء والعائلة؟ توقف عن التحقق منها كثيرًا وخصص لها وقت معين ترد فيه على الرسائل وتتصفح به بعض المواقع على أن لا يتجاوز هذا الوقت حده والتركيز على أشياء مهمة ومن هذه الأشياء الرياضة

فتعتبر ممارسة الرياضة طريقة رائعة لزيادة مستويات الطاقة كما إنها طريقة للجسم للتخلص من التوتر الناتج عن الإجهاد. يمكن أن يساعد أيضًا في تصفية ذهنك من الأفكار غير الضرورية أو المزعجة ، والتي تجعل عملك أسوأ. ارتد حذاء الجري الخاص بك واذهب لممارسة رياضة العدو! سترى مقدار التمارين المنتظمة كيف يمكن أن تساعدك في إتقان تقنيات إدارة الوقت.

ملاحظة: أنصح وبشدة قراءة كتاب إدارة الوقت للدكتور ابراهيم الفقي “رحمه الله” لما فيه من معلومات وافية وكافية عن هذا الموضوع وإليك رابط الكتاب

اضغط هنا لتحميل الكتاب

إقرأ ايضا عن : أغرب الاسرار الموجودة في العالم 

أهم المصادر : وكبيديا